Entretien professionnel : un compte rendu confidentiel… qui circule parfois dans toute la hiérarchie !

N+1, N+2, N+3, direction des ressources humaines… Combien de personnes peuvent réellement consulter votre évaluation professionnelle ?

Chaque année, les agents territoriaux sont invités à échanger avec leur supérieur hiérarchique direct sur leur travail, leurs compétences, leurs difficultés et leurs perspectives professionnelles.

Un moment qui devrait favoriser le dialogue et la confiance.

Mais une fois l’entretien terminé, que devient le compte rendu ?

C’est là que les choses peuvent se compliquer.

Un document qui passe parfois entre de nombreuses mains

Le compte rendu est établi par le supérieur hiérarchique direct, le fameux N+1.

Jusque-là, rien d’anormal : c’est ce que prévoit le décret du 16 décembre 2014.

Mais dans certaines collectivités, le document suit ensuite un circuit hiérarchique plus long.

Il peut passer par le N+2, être accessible au N+3, puis rejoindre la direction des ressources humaines, avant son classement dans le dossier individuel de l’agent.

Parfois, les logiciels RH accordent même à plusieurs niveaux d’encadrement des droits de consultation permanents.

Au final, combien de personnes peuvent avoir accès aux appréciations portées sur un agent ? Trois, quatre, cinq, davantage ?

Cela dépend de l’organisation de chaque collectivité.

Et surtout, l’agent en est-il informé ?

Ce que prévoit réellement la réglementation

Le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, notamment ses articles 2, 5 et 6, organise précisément la procédure.

Le supérieur hiérarchique direct conduit l’entretien, établit et signe le compte rendu.

Le document est notifié à l’agent, qui peut formuler des observations.

Il est ensuite visé par l’autorité territoriale, versé au dossier individuel et communiqué à l’intéressé. Une copie est également transmise au centre de gestion dans les conditions prévues par le décret.

Mais le texte n’impose pas une succession de visas par le N+2, puis le N+3, avant transmission aux ressources humaines.

Ces circuits supplémentaires peuvent répondre à des besoins d’organisation interne. Ils ne sont pas nécessairement irréguliers.

Encore faut-il démontrer que chaque consultation du document correspond à une mission réelle et justifiée.

Être supérieur hiérarchique ne signifie pas pouvoir tout consulter

La CNIL admet que les responsables hiérarchiques puissent accéder aux données d’évaluation des agents placés sous leur responsabilité.

Mais cette possibilité est encadrée.

L’accès doit être limité à ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Un directeur participant à une décision d’avancement ou de mobilité peut avoir besoin de certaines appréciations professionnelles.

Mais doit-il, pour autant, pouvoir consulter systématiquement l’intégralité des comptes rendus de tous les agents relevant de sa direction ?

Et le N+3 ? Pour quelles missions précises a-t-il besoin de connaître les observations personnelles formulées par un agent au cours de son entretien ?

La place dans l’organigramme ne dispense pas de justifier la nécessité d’accéder aux données personnelles.

C’est précisément ce que rappelle le principe de minimisation prévu par l’article 5 du RGPD.

La transmission par la voie hiérarchique pose une autre question

Lorsqu’un compte rendu doit remonter plusieurs échelons avant de parvenir aux ressources humaines, chaque transmission représente une occasion supplémentaire de consultation ou de diffusion.

Le problème n’est pas nécessairement l’existence d’un circuit administratif.

C’est l’absence éventuelle de distinction entre les personnes chargées de transmettre le document et celles qui ont réellement besoin d’en lire le contenu.

Faut-il pouvoir lire un compte rendu simplement parce que l’on intervient dans son circuit de transmission ?

Le RGPD impose de limiter l’accès aux données aux seules personnes qui en ont besoin.

Une collectivité pourrait donc s’interroger sur la possibilité de transmettre certains documents directement et de manière sécurisée aux ressources humaines, ou de limiter les interventions intermédiaires à celles qui sont effectivement nécessaires.

Cette réflexion concerne aussi bien les dossiers papier que les logiciels de gestion des ressources humaines.

Et la confidentialité dans tout cela ?

Le compte rendu d’entretien professionnel n’est pas un document public.

L’article L. 311-6 du Code des relations entre le public et l’administration protège notamment les documents comportant des appréciations personnelles sur un individu identifiable.

Par ailleurs, les agents publics sont soumis à une obligation de discrétion professionnelle, prévue à l’article L. 121-7 du Code général de la fonction publique.

Mais cette obligation de discrétion ne remplace pas la nécessité de contrôler les accès.

La confidentialité ne consiste pas simplement à demander aux personnes qui lisent un document de ne pas en parler. Elle suppose aussi de limiter le nombre de personnes autorisées à le consulter.

Dans ses recommandations des 13 et 14 mars 2024, la CNIL demande notamment aux organismes de gérer rigoureusement les habilitations et de tracer les opérations réalisées sur les données personnelles.

Autrement dit, une collectivité doit pouvoir expliquer comment elle protège les informations professionnelles de ses agents.

Peut-on demander qui a consulté son évaluation ?

Une décision de la Cour de justice de l’Union européenne apporte un éclairage intéressant.

Dans son arrêt du 22 juin 2023, affaire C-579/21, la Cour a reconnu qu’une personne peut obtenir des informations sur les dates et les finalités des consultations de ses données personnelles.

Cela ne signifie pas qu’elle peut automatiquement obtenir les noms de tous les agents ayant procédé à ces consultations.

Mais cela confirme l’existence d’un droit à l’information sur l’utilisation de ses données.

Un agent territorial peut donc s’adresser à la DRH ou au délégué à la protection des données (DPO) pour exercer les droits prévus par le RGPD.

Encore faut-il que l’administration dispose d’un système de gestion et de traçabilité adapté.

Ce que le SNT Vosges souhaite voir clarifié

Le SNT Vosges ne remet pas en cause le rôle de l’encadrement dans la gestion des carrières.

Mais nous estimons que la confidentialité des entretiens professionnels mérite davantage de transparence.

Nous souhaitons notamment que les collectivités apportent des réponses précises à plusieurs questions :

Le circuit du document : quelles personnes interviennent entre le N+1, l’autorité territoriale et la DRH ? Toutes ces étapes sont-elles nécessaires ?
Les droits de consultation : les N+2 et N+3 ont-ils accès à l’ensemble des comptes rendus des agents placés sous leur responsabilité ? Pour quelles finalités ?
La protection des données : les habilitations sont-elles limitées, régulièrement contrôlées et les consultations informatiques tracées ?
L’information des agents : chacun sait-il quelles catégories de responsables peuvent consulter son évaluation ?

Ces interrogations doivent pouvoir être abordées avec les directions des ressources humaines et les délégués à la protection des données.

Peut-on encore parler librement lors de son entretien professionnel ?

C’est finalement la question de fond.

Un agent peut être amené à évoquer des difficultés avec son encadrement, une organisation du travail défaillante, une surcharge professionnelle ou des désaccords sur ses objectifs.

Il peut également exprimer des souhaits de mobilité ou formuler des observations qu’il ne souhaite pas voir circuler inutilement dans toute sa ligne hiérarchique.

Comment encourager une parole sincère lorsque l’agent ignore précisément qui pourra ensuite prendre connaissance de ses propos ?

La confidentialité n’interdit pas les consultations nécessaires à la gestion administrative. Mais elle doit garantir que les données personnelles ne sont pas accessibles au-delà de ce qui est justifié.

Pour le SNT Vosges, l’entretien professionnel doit rester un espace de dialogue et de confiance, pas devenir un document consultable à chaque étage de l’organigramme.

Un compte rendu peut être nécessaire à la gestion de la carrière d’un agent. Cela ne justifie pas, pour autant, que toute la hiérarchie en dispose automatiquement.

Et si nous commencions simplement par expliquer aux agents qui peut lire leur compte rendu, et pourquoi ?